Organiza tu escritorio y aumenta tu productividad

La realidad del trabajo de oficina es que pasamos casi toda nuestra jornada de trabajo sentados a un escritorio. La manera en la que lo organizamos y cómo distribuimos los diferentes elementos que utilizamos en el día a día determina en gran medida cómo hacemos nuestro trabajo.

Un escritorio organizado correctamente nos va a permitir mejorar nuestra productividad, además de que podemos conseguir una configuración adecuada para nuestra ergonomía, lo que va a reducir los dolores y la fatiga, consiguiendo que conservemos esa productividad durante todo el día.

Hay estudios que sugieren que el diseño de nuestro espacio de trabajo influye tanto en la productividad como en la satisfacción que sentimos cuando lo realizamos. De hecho, esta influencia no es sólo positiva, sino que también una organización deficiente puede provocar lo contrario; baja productividad y la sensación de que tenemos que hacer mucho esfuerzo para conseguir pocos resultados.

En nuestra productividad influyen diferentes factores; los ambientales (cómo es nuestro entorno de trabajo), los de confort (movimientos o posturas que nos provocan molestias) y los de eficiencia (perder el menor tiempo posible en tareas innecesarias). Vamos a ir desglosando qué medidas podemos tomar en cada uno de estos factores para mejorar la organización de nuestro escritorio y con ello, nuestra productividad.

Aunque en muchas ocasiones no podamos controlar ciertos elementos de los que influyen en nuestro entorno de trabajo, algunos pequeños cambios pueden lograr que tengamos excelentes beneficios. Vamos a centrarnos en 3 elementos principales dentro de nuestro ambiente de trabajo.

En un primer lugar vamos a hablar de la luz natural. Hay muchas investigaciones que avalan que la luz natural mejora nuestra capacidad de atención, reduce el estrés, mejora nuestro humor y aumenta la productividad. Asegurarnos de que nuestro escritorio está cerca de una ventana para que recibamos una cantidad suficiente de luz o, en ausencia de ventanas, una buena iluminación artificial, existen bombillas que imitan la luz natural.

El ambiente sonoro es también muy importante a la hora de mejorar nuestra concentración y estado mental. Si trabajamos en un ambiente muy ruidoso notaremos que la fatiga hace efecto mucho más rápido. Para crear un ambiente de sonido más tenue basta con utilizar elementos textiles que generen una cierta absorción. Poner moqueta en toda la oficina es ideal, pero si no es posible, algunas alfombras en lugares estratégicos o cortinas son soluciones bastante sencillas.

Por último, decora tu oficina con plantas. Visualmente generan una imagen más agradable, las plantas también ayudan a mejorar la calidad del aire en la oficina, además de que hay estudios que también apoyan que las plantas ayudan a nuestra concentración.

Aunque no nos demos cuenta mientras estamos trabajando y concentrados, pequeños errores en nuestra postura o la disposición de elementos en nuestro escritorio pueden acabar en molestias que van minando poco a poco nuestra productividad.

Configurar nuestra mesa operativa de manera ergonómica es muy sencillo siguiendo unas pocas indicaciones. En primer lugar, ajusta la altura de tu silla de forma que tus codos creen un ángulo recto al apoyar las manos sobre la mesa. Si al hacerlo no consigues apoyar los pies en el suelo, es el momento de hacerte con un apoyapiés.

Cuando tengas tu silla adaptada a tu mesa, es momento de empezar a colocar los diferentes elementos en ella. Coloca tu teclado donde tus manos reposen de manera natural, con el ratón lo más cerca posible, para evitar hacer movimientos innecesarios con el hombro. La pantalla debería estar alejada de ti de forma que extendiendo el brazo apenas llegues a tocarla, y regulada en altura para que su borde superior quede a la altura de tus ojos. Si utilizas un ordenador portátil, deberías utilizar un soporte para conseguir que la pantalla esté a la altura adecuada.

Si utilizas teléfono de manera habitual, te sugerimos que lo coloques en el lado contrario a tu mano dominante, así podrás escribir mientras estás al teléfono sin necesidad de encoger el hombro para sujetarlo.

Un escritorio lleno es un escritorio poco productivo. Esa es la máxima en la eficiencia para nuestra mesa operativa. Lo primero que debemos hacer para lograr una superficie bien organizada es eliminar de nuestra mesa cualquier elemento innecesario, que no sólo va a crear una imagen de desorden que no nos ayuda nada, sino que pueden provocar distracciones.

Si trabajas con documentación, tenla siempre ordenada en bandejas portadocumentos e incluso, si no es imperativo tenerla sobre la mesa, guárdala en una cajonera, así evitas que esté sobre la mesa innecesariamente a la vez que la mantienes al alcance. Por claridad mental es también buena idea que ubiques la documentación en tu escritorio en el sentido de lectura; a tu izquierda aquello sobre lo que tenemos que trabajar aún y a la derecha lo que ya está terminado.

Por último, asegúrate de que tu escritorio tiene suficiente espacio vacío entre unos elementos y otros. Tener pocos elementos en una mesa amplia ayuda a que enfoquemos nuestra atención en las cosas importantes en el momento y no nos distraigamos con lo que nos queda por hacer o las tareas ya realizadas.

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